Competente mensen, Incompetente teams: hoe het team de leden beïnvloedt

Een preview uit hoofdstuk 1

Hoe het taaksysteem de leden beïnvloedt

Alle projectgroepleden geven individueel aan dat transparantie in de communicatie nodig is. Maar tijdens vergaderingen spreekt niemand zich duidelijk uit. Het is alsof iedereen de kaarten voor de borst houdt…

Het proces van beïnvloed worden door het taaksysteem als geheel verloopt subtiel en in verschillende lagen. Taaksystemen beïnvloeden:
– ons gedrag;
– onze gedachten;
– onze energie: emoties, behoeften en fysieke sensaties.

Het is belangrijk je te realiseren dat wat je denkt, voelt, en doet beïnvloed wordt door het taaksysteem waarbij je bent aangesloten. Het is informatie over het geheel; het is niet alleen maar persoonlijk. De kans is bovendien groot dat meerdere leden vergelijkbare ervaringen hebben als jij. Ook zij worden beïnvloed. 

Gedrag
De meest duidelijke en concrete laag waarop beïnvloeding plaatsvindt, is de laag van het zichtbaregedrag. In de omschrijving van de boven- en onderstroom (paragraaf 1.2) behoort het zichtbare gedrag ook tot de onderstroom. De interactie tussen de leden (gedrag) bepaalt de mate waarin de beschikbare energie op de taak gericht wordt. We kunnen niet anders dan op elkaar reageren; gedrag roept gedrag op. Wat er letterlijk gezegd wordt, is niet zo belangrijk, hóé er gesproken wordt wel. Dit bepaalt in grote mate de effectiviteit van de samenwerking. En dat gaat over gedrag. 

De meeste taaksystemen praten niet met elkaar over de manier waarop ze in gesprek zijn. Metacommunicatie is een vaardigheid die ze als taaksysteem nog moeten integreren. Ineffectieve gespreksvoering blijft onbesproken. En dat geldt voor de meeste lagen in de onderstroom: iedereen heeft gedachten, gevoelens, behoeften, sensaties of wordt onbewust gedreven door gebeurtenissen uit de geschiedenis van het taaksysteem, maar we hebben het er niet over. 

Elke groep doet impliciet en onbewust een appel op het individu om zich aan te passen aan de ongeschreven codes voor toelaatbaar gedrag. Door de reactie van onze groepsgenoten krijgen we voortdurend informatie over welk gedrag past in de context waarin we ons bevinden en welk gedrag buiten de grenzen van het toelaatbare valt. We pikken dit bewust en onbewust op.

In een groep bestaan verschillende actie-reactiepatronen van gedrag (interactiepatronen). Stevig stelling nemen bijvoorbeeld roept meestal meer stevige stellingnames op. Het wordt al snel een discussie. Elke vergadering wordt er gediscussieerd. Onderdeel van het patroon is dat een deel van de groep juist stiller wordt als reactie hieropf. Hoe steviger de stellingen, hoe stiller een deel van de groep wordt. Dat is een patroon. Verschillende gedragingen houden elkaar in stand. Wie de patronen kent, kan ze gemakkelijk herkennen en kan voorspellen wat er gaat gebeuren als de groep bij elkaar is. Vaak bestaan patronen al lang en zijn ze hardnekkig. Los van de individuele intentie gaan de leden mee in de bestaande interactiepatronen: ook de nieuwe leden. 

Stel, je individuele intentie als teamlid is om openheid te creëren in je werkomgeving. Als diezelfde werkomgeving echter nog niet zover is dat de openheid ook ondersteund kan worden, dan is de kans klein dat je je zult uitspreken, ondanks je intentie. Mogelijk probeer je het een keer, ervaar je weerstand, een gespannen reactie, of hoor je achteraf dat er over je geoordeeld is. Mogelijk krijg je direct te horen dat ‘we zo niet met elkaar omgaan hier’. Misschien doe je nog een paar dappere pogingen, maar uiteindelijk is de kans groot dat je je bewust of onbewust aanpast aan de heersende interactiepatronen. Je betrapt jezelf erop dat je bij het koffiezetapparaat klaagt over een collega of over de leidinggevende. Net als de rest van het team. Je bevestigt onbedoeld die patronen van het systeem waar je juist van af wilde; we klagen over het gebrek aan openheid bijvoorbeeld, en we doen het in de wandelgangen.
De belangrijke functie hiervan voor het individu en de groep is overigens dat we ons gaan gedragen volgens de normen van de groep. Op deze manier kunnen we erbij horen. Dat geeft een belangrijke basis voor veiligheid. 
Een veelvoorkomend interactiepatroon waar begeleiders van samenwerking in gevangen raken, is er een waar het taaksysteem verwachtingsvol kijkt naar de begeleider die vervolgens hard aan het werk gaat; elke keer weer opnieuw, ondanks pogingen om de regie bij het systeem te leggen.

Gedachten
Onze gedachten worden beïnvloed door de context waarin we ons bevinden. Deze gedachten hebben invloed op ons zichtbare gedrag. In groepen leven onderhuids vaak vergelijkbare overtuigingen tussen de leden. Voorbeelden zijn diep verankerde gedachten zoals: ‘Ik ben machteloos, het heeft geen zin om mijn stem te laten horen’, of ‘Als we gaan bespreken wat hier spannend is, trekken we een beerput open die nooit meer dicht zal gaan’. Gedachten rondom positie komen heel vaak voor: ‘Mijn plaats is onduidelijk’ of ‘Ik moet me hier laten horen, anders heb ik geen plek’. 
Kenmerkend voor gedachten is dat ze impliciet zijn en persoonlijk beleefd worden. De leden hebben vaak het idee dat hun gedachten kenmerkend voor henzelf zijn. ‘Ik heb nou eenmaal altijd iets met het thema “plaats in de organisatie”.’ 

Tot op zekere hoogte is dat natuurlijk waar. Gedachten zijn veelal echter niet alleen persoonlijk in een systeem. Onbewust wordt je als lid meegenomen in gedachtenpatronen die in het systeem als geheel leven. Gedachten zijn -onbewust- besmettelijk. Zodra je je aansluit bij het systeem word je beïnvloed. Als je dit niet weet en niet toetst, ben je geneigd je gedachten persoonlijk te maken en te denken dat jij de enige bent die deze gedachten heeft. Maar als je zou toetsen of anderen vergelijkbare gedachten hebben, is de kans groot dat je niet de enige bent. 
De gedachten horen bij het domein van het systeem en hebben invloed op de effectiviteit, omdat ze eerst gevoelens en dan gedrag oproepen. Het is belangrijk om het interactieniveau tussen de leden van het systeem te verkennen; wat er gebeurt waardoor deze gedachten ontstaan? Met andere woorden: wat is de precieze dynamiek in de groep die deze gedachten bij de leden activeert? Zoals de gedachte: ‘Ik mag hier geen fouten maken.’

Ik sluit als teamcoach aan voor een kennismaking bij een team professionals. Ze hebben last van gebrekkige samenwerking en geven aan de teamcultuur als onveilig te ervaren. Tijdens het gesprek merk ik dat ik voorzichtig word. Ik merk dat ik gedachten heb als: ‘Dit is vast een stomme vraag’, ‘Ik had het al lang begrepen moeten hebben, ik kan maar beter niet laten merken dat ik het nog niet begrijp’. Zolang ik niet weet of deze gedachten deel zijn van de teamdynamiek, zou ik mijn gedachten zomaar persoonlijk kunnen maken en bang worden. Ik zal dan hard werken om slim over te komen, of me juist terugtrekken in mijn schulp om niet door de mand te vallen. 
Ik besluit mijn voorzichtigheid en bijbehorende gedachten te benoemen en vraag of anderen zich hierin herkennen in teambijeenkomsten. Een groot deel van het team herkent zich in mijn interventie. Mijn gedachten waren dus niet alleen persoonlijk, ze horen ook bij de dynamiek van het team en hebben effect op het functioneren van het team als geheel. 

Voorbeelden van veelvoorkomende gedachtepatronen die groepen in de onderstroom soms onbewust met elkaar delen zijn:
-‘Laten we er geen drama van maken, we laten vooral onze positieve kant zien!’
-‘Het moet wel echt diepgang hebben en ergens over gaan, we doen hier niet aan prietpraat.’
-‘Wij zijn machteloos, de regie ligt buiten onszelf.’
-‘Je moet vooral hard werken.’

Energie
De energie in een groep is voor de betrokkenen waarneembaar door de lichamelijke sensaties of emoties die ze ervaren in relatie tot de groep. 

Lichamelijke sensaties
Uiteraard zijn we geneigd om ervaringen als kou of warmte te voelen, merken we gejaagdheid op en maken we onrust of opwinding persoonlijk: we denken dat we de enige zijn en besteden er meestal niet te veel aandacht aan of houden de ervaring voor onszelf. De kans is echter groot dat meerdere leden van het taaksysteem een vergelijkbare ervaring hebben. De energie achter de ervaring behoort tot het domein van het taaksysteem, niet alleen bij het individu. 
Voor veel mensen is het ervaren van spanning in een bepaald taaksysteem een herkenbaar voorbeeld van een lichamelijke sensatie. Groepsleden komen ontspannen binnen en nemen plaats in het taaksysteem. Na verloop van tijd ervaren ze een gevoel van spanning in de schouders, de nek of het hoofd. Sommigen krijgen hoofdpijn. Hier hoeft geen spannende gebeurtenis aan vooraf te zijn gegaan; het ontstaat gewoon. Meestal niet bij alle leden, maar als meerdere leden spanning in het hoofd of elders ervaren, dan is er spanning in het systeem als geheel. 
Spanning is overigens functioneel als het belangrijk is dat het systeem niet te snel gaat. Als het systeem nog geen manier heeft om om te gaan met bepaalde emoties (zoals angst of agressie), helpt een ‘container’ van deze emotie; spanning kan je zien als zo’n container. Verschillende leden kunnen deze spanning op verschillende plaatsen in het lichaam ervaren; maar dát er spanning gevoeld wordt, behoort tot het domein van de groep. Overigens hoeft niet iedereen hier in het taaksysteem last van te hebben.

Emoties 
Ook de energie van emoties behoort tot het domein van een taaksysteem. De meest fundamentele emotie is angst. In het gedrag van de leden kan deze energie zich verschillend uiten: sommigen trekken zich terug, anderen treden juist naar voren. Als we dat gedrag persoonlijk maken zoeken we de oorzaak in persoonlijke kenmerken; als we naar het systeem als geheel kijken, laat dit gedrag zien dat er mogelijk angstenergie in het systeem als geheel zit (waar de leden verschillend mee omgaan). 
Alle emoties kunnen energetisch in het taaksysteem voorkomen. Het is onze neiging om een persoonlijke verklaring te creëren bij het ervaren van een emotie (‘Ik ben boos/blij/bang/bedroefd omdat …’). Vanuit de systeembril concludeer je dat de ervaren emotie als energie kennelijk in het systeem zit en dat de kans groot is dat meerdere leden dit voelen. Interessant is welke dynamiek in het systeem als geheel de emotie aanwakkert. 

Waarom is het belangrijk energetische beïnvloeding te onderkennen?
Alle individuele aandacht van de leden van het taaksysteem die uitgaat naar pijnlijke schouders, hoofdpijn, wazigheid in het hoofd, gevoelens van frustratie, boosheid of verdriet, is niet beschikbaar voor de taak. Systemen zullen geneigd zijn de oorzaak van deze sensaties toe te wijzen aan factoren uit de context: de structuur klopt niet, de ruimte is niet goed, er is te weinig informatie enzovoort. Later zullen ze dit zoeken bij elkaar: het ligt aan bepaalde personen of aan de leidinggevende. 

“Hoe meer leden bezig zijn met emoties of ervaren fysieke sensaties, hoe minder energie er is voor de taak.“

Bovendien zit er meestal belangrijke informatie in de fysieke sensaties besloten over de groep als geheel. Als de leden hun ervaring alleen persoonlijk maken en voor zich houden, blijft deze verborgen en vanuit de onderstroom de effectiviteit nadelig beïnvloeden. 

Tot zover over de invloed van de context op ons gedrag! Als je het boek wil bestellen dan kun je een exemplaar reserveren door deze link te gebruiken: https://managementboek.nl/boek/9789024435265/competente-mensen-incompetente-teams-jobbeke-de-jong?affiliate=7473
In het boek ontvang je via een specifieke link toegang tot exclusief (extra) bonusmateriaal, direct toepasbaar voor de praktijk.

Bestel jij het boek vóór 17 mei dan ontvang je een exclusieve individuele groeisessie van 45minuten waarin ik samen met jou kijk naar jouw specifieke werkcontext en welke kansen je daarin kunt benutten om met maximale impact te interveniëren in samenwerking.

Hoe gaat dit in zijn werk: 
1.     Reserveer het boek via bovenstaande link
2.     Stuur mij de factuur als bewijs van de reservering
3.     Wij plannen met jou je exclusieve groeisessie in

Ik ben ontzettend benieuwd naar jullie ervaringen en reviews van het boek! 
Voor nu veel interventieplezier, 

Jobbeke de Jong 
PS. Wil jij meteen aan de slag en zicht krijgen op hoe je de ineffectieve dynamiek in een team helpt doorbreken? In onze masterclasses Benoem de Onderstroom krijg je in een uur concrete inzichten en handvatten om in de praktijk te interveniëren met impact. Nieuwsgierig en leergierig? Meld je hier aan voor de masterclass